Từ ngày 1/7/2025, tỉnh Khánh Hòa và tỉnh Ninh Thuận hợp nhất thành tỉnh Khánh Hòa mới. Sau sắp xếp, tỉnh có diện tích 8.555,86km², dân số 2.243.554 người và 65 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 48 xã, 16 phường và đặc khu Trường Sa. Số đơn vị hành chính cấp xã giảm 129 đơn vị, tương đương 66,49% so với trước sắp xếp.

Trên địa bàn hơn 8.500km², một yêu cầu đặt ra đối với bộ máy mới là duy trì chuẩn phục vụ thống nhất giữa 65 xã, phường và đặc khu. Khi không còn cấp huyện, cấp xã trực tiếp tiếp nhận, giải quyết nhiều công việc trước đây thuộc cấp trung gian. Vì vậy, cùng với kiện toàn tổ chức, tỉnh phải nhanh chóng phân định lại thẩm quyền, chuẩn hóa quy trình và bảo đảm người dân ở các khu vực khác nhau được tiếp cận dịch vụ hành chính với chất lượng đồng đều.

Đối với lĩnh vực dân tộc, tôn giáo toàn tỉnh có 34 dân tộc thiểu số với hơn 266.000 người, chiếm 11,79% dân số; 762 cơ sở tín ngưỡng và 11 tôn giáo đã được công nhận, với gần 650.000 tín đồ cùng 886 cơ sở thờ tự. Quy mô, địa bàn hoạt động rộng và đa dạng đòi hỏi thủ tục phải được công khai, đầu mối giải quyết phải rõ ràng và quy trình giữa tỉnh với cấp xã phải thống nhất.

Kết quả đánh giá năm 2025 cho thấy cải cách hành chính của tỉnh đã có nền tảng tích cực. Chỉ số hài lòng của người dân đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước (SIPAS) đạt 84,57%, xếp thứ 7 trong 34 tỉnh, thành phố, cao hơn mức bình quân cả nước 1,48 điểm phần trăm. Chỉ số cải cách hành chính (PAR INDEX) đạt 91,03%, xếp thứ 13, với 7 trong 8 chỉ số thành phần cao hơn bình quân chung. Đây là cơ sở để tỉnh chuyển trọng tâm từ sắp xếp tổ chức sang nâng chất lượng phục vụ trong mô hình mới.

Cắt khâu trung gian, rút ngắn thời gian chờ

Trong bối cảnh đó, cải cách thủ tục hành chính trở thành một phần trực tiếp của quá trình vận hành chính quyền địa phương hai cấp. Khi một khối lượng lớn nhiệm vụ và thẩm quyền được chuyển về cấp tỉnh, cấp xã, quy trình cũ phải được rà soát để loại bỏ khâu trung gian, xác định đúng cơ quan xử lý và bảo đảm hồ sơ của người dân, doanh nghiệp không bị gián đoạn trong quá trình chuyển đổi.

Báo cáo số 299/BC-UBND ngày 24/7/2026 của UBND tỉnh Khánh Hòa cho thấy công tác cải cách thủ tục hành chính đang được triển khai đồng thời trên ba phương diện: hoàn thiện danh mục và thẩm quyền giải quyết; cắt giảm thời gian, quy trình nội bộ; tăng sử dụng dữ liệu và dịch vụ công trực tuyến.

Trong kỳ báo cáo, Chủ tịch UBND tỉnh đã ban hành ba quyết định công bố 87 thủ tục hành chính nội bộ. Trong số này, 17 thủ tục được ban hành mới, 11 thủ tục được sửa đổi, bổ sung và 59 thủ tục được bãi bỏ. Việc loại bỏ hơn hai phần ba số thủ tục thuộc đợt rà soát cho thấy cải cách đã đi vào quy trình vận hành bên trong cơ quan hành chính, thay vì chỉ điều chỉnh cách thức tiếp nhận hồ sơ ở bên ngoài.

Tỉnh cũng ban hành ba quyết định phê duyệt phương án cắt giảm thời gian và quy trình nội bộ đối với các thủ tục được thực hiện không phụ thuộc địa giới hành chính. Theo đó, thời gian giải quyết của 50% số thủ tục thuộc phạm vi rà soát được rút ngắn từ 10% đến 50% so với quy định hiện hành. Đây là phần việc có tác động trực tiếp đến người dân và doanh nghiệp bởi hiệu quả cải cách được thể hiện bằng số ngày chờ đợi thực tế, không chỉ bằng số lượng văn bản đã ban hành.

Cùng với cắt giảm thủ tục nội bộ, hệ thống danh mục thủ tục thuộc thẩm quyền giải quyết của các cấp chính quyền được cập nhật theo mô hình tổ chức mới. Trong tháng 7/2026, tỉnh ban hành 29 quyết định công bố danh mục, gồm 68 thủ tục mới; sửa đổi, bổ sung 314 thủ tục; chuẩn hóa hai thủ tục và bãi bỏ 136 thủ tục. Tổng số 1.764 thủ tục được công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, tạo căn cứ thống nhất cho cán bộ thực hiện và người dân tra cứu, giám sát.

Một thay đổi đáng chú ý là 100% thủ tục đủ điều kiện đã được triển khai không phụ thuộc địa giới hành chính. Người dân có thêm lựa chọn địa điểm nộp hồ sơ phù hợp, thay vì nhất thiết phải đến cơ quan hành chính tại nơi cư trú hoặc nơi đặt trụ sở. Cách tổ chức này đặc biệt có ý nghĩa trong điều kiện địa bàn tỉnh rộng và các đơn vị hành chính được sắp xếp lại.

Đối với các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Dân tộc và Tôn giáo, việc cắt giảm thủ tục đã được đặt trong tổng thể phân quyền, phân cấp và phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương hai cấp. Theo kết quả thực hiện Nghị định số 124/2025/NĐ-CP, trên phạm vi cả nước đã cắt giảm, đơn giản hóa 78 trong tổng số 108 thủ tục hành chính, đạt 72,2%. Trong đó, lĩnh vực công tác dân tộc thực hiện đối với 5/5 thủ tục; lĩnh vực tín ngưỡng, tôn giáo thực hiện đối với 73/103 thủ tục, đạt 70,8%. Đây là kết quả chung của ngành, tạo khung pháp lý để Khánh Hòa cập nhật danh mục, thẩm quyền và quy trình giải quyết tại địa phương.

Việc đơn giản hóa trong các lĩnh vực này không chỉ được tính bằng số thủ tục bãi bỏ. Một phần quan trọng là chuyển nhiệm vụ về cấp gần cơ sở hơn, đồng thời xác định lại nơi tiếp nhận và cơ quan chịu trách nhiệm. Ở cấp xã, chính quyền trực tiếp tiếp nhận hoặc giải quyết nhiều nội dung gắn với sinh hoạt tín ngưỡng, tôn giáo trên địa bàn như thông báo tổ chức lễ hội tín ngưỡng định kỳ, mở lớp bồi dưỡng về tôn giáo, danh mục hoạt động tôn giáo, tổ chức hội nghị, đại hội, cuộc lễ hoặc quyên góp theo quy định. Người dân, tổ chức tôn giáo vì vậy có thể thực hiện thủ tục tại nơi diễn ra hoạt động, giảm khâu chuyển hồ sơ qua cấp trung gian.

Tại Khánh Hòa, Quyết định số 2256/QĐ-UBND ngày 27/11/2025 đã công bố hai thủ tục hành chính nội bộ trong lĩnh vực dân tộc. Các thủ tục gồm phê duyệt danh sách các dân tộc còn gặp nhiều khó khăn, có khó khăn đặc thù giai đoạn 2026-2030; phê duyệt danh sách xã, thôn, tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số và miền núi, thôn đặc biệt khó khăn, xã khu vực I, II, III giai đoạn 2026-2030. Việc công bố này không phải là bãi bỏ thủ tục, mà nhằm chuẩn hóa trình tự phối hợp giữa cấp xã, Sở Dân tộc và Tôn giáo và UBND tỉnh trong mô hình tổ chức mới.

Trong 6 tháng đầu năm 2026, Khánh Hòa đã tiếp nhận 27 hồ sơ thủ tục hành chính trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; 24 hồ sơ được giải quyết sớm hoặc đúng hạn, ba hồ sơ còn lại đang trong thời hạn xử lý. Cùng kỳ, tỉnh tham gia ý kiến đối với đề xuất cắt giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực này. Kết quả trên bổ sung một lát cắt cụ thể về việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ chuyên ngành trên môi trường điện tử.

Kết quả giải quyết hồ sơ bước đầu phản ánh khả năng thích ứng của bộ máy. Trong kỳ thống kê từ ngày 21/6 đến 20/7/2026, toàn tỉnh tiếp nhận hơn 180.000 hồ sơ; riêng cấp xã tiếp nhận hơn 130.000 hồ sơ, chiếm trên 72%. Tỷ lệ hồ sơ được giải quyết đúng hạn toàn tỉnh đạt 98,45%; trong đó cấp tỉnh đạt 99,24%, cấp xã đạt 97,67%. Dù phải tiếp nhận khối lượng công việc lớn sau phân cấp, cấp xã vẫn duy trì tỷ lệ giải quyết đúng hạn ở mức cao.

Cắt giảm thủ tục được gắn với nguyên tắc không yêu cầu tổ chức, cá nhân cung cấp lại thông tin mà cơ quan nhà nước đã có. Khánh Hòa đang khai thác dữ liệu dân cư, hộ tịch điện tử, đăng ký doanh nghiệp và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành để xác thực thông tin, thay thế một số thành phần hồ sơ. Tỷ lệ khai thác, tái sử dụng dữ liệu số hóa đạt 93,11%; tỷ lệ số hóa hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục đạt 86,74%.

Việc sử dụng lại dữ liệu làm thay đổi bản chất của đơn giản hóa thủ tục. Thay vì chỉ rút bớt một biểu mẫu hoặc giảm một bước luân chuyển, cơ quan giải quyết có thể chủ động lấy thông tin từ kho dữ liệu đã được xác thực. Khi đó, gánh nặng chứng minh và cung cấp giấy tờ từng bước được chuyển từ người dân sang cơ quan hành chính.

Các kênh trực tuyến cũng được mở rộng, với tỷ lệ hồ sơ trực tuyến toàn tỉnh đạt 71,96%. Tuy nhiên, tỷ lệ hồ sơ thanh toán trực tuyến mới đạt 43,37%, cho thấy mức độ sử dụng các tiện ích số chưa đồng đều. Cung cấp dịch vụ trên môi trường điện tử mới là điều kiện ban đầu; quy trình phải dễ thực hiện, hệ thống phải ổn định và người dân phải được hướng dẫn đầy đủ thì dịch vụ công trực tuyến mới thực sự thay thế được việc đi lại, nộp giấy tờ trực tiếp.

Phân cấp phải đi cùng năng lực thực thi

Qua một năm triển khai, bộ máy chính quyền địa phương hai cấp cơ bản vận hành ổn định, thông suốt; phối hợp giữa các cơ quan được tăng cường; xử lý công việc điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin và giải quyết thủ tục hành chính có chuyển biến.

Báo cáo của tỉnh chỉ ra một số hệ thống do bộ, ngành quản lý còn vận hành chưa ổn định; kết nối và đồng bộ dữ liệu với Cổng Dịch vụ công quốc gia chưa đầy đủ. Địa phương cũng chưa chủ động cấu hình quy trình điện tử, phân quyền người dùng hoặc điều chỉnh một số chức năng theo mô hình tổ chức mới. Việc thiếu công cụ quản trị, thống kê thống nhất khiến số liệu phải tổng hợp từ nhiều nguồn, ảnh hưởng đến khả năng theo dõi tiến độ và điều hành trên phạm vi toàn tỉnh.

Những hạn chế kỹ thuật này có thể làm giảm hiệu quả của phân cấp. Thẩm quyền đã chuyển về cấp xã nhưng nếu quy trình điện tử chưa cập nhật, tài khoản chưa được phân quyền hoặc dữ liệu không liên thông, cán bộ vẫn phải xử lý qua nhiều tầng hệ thống. Người dân có thể không phải đi xa hơn, nhưng thời gian giải quyết chưa chắc đã được rút ngắn tương ứng.

Để khắc phục, các thủ tục sau phân cấp cần được thiết kế lại thành quy trình nghiệp vụ cụ thể, thực hiện theo phương châm “6 rõ”: rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm, rõ sản phẩm và rõ thẩm quyền. Mỗi khâu phải xác định được đơn vị thực hiện, dữ liệu cần khai thác, thời hạn xử lý và kết quả đầu ra. Đây cũng là cơ sở để cấu hình quy trình trên hệ thống, phân quyền tài khoản, giám sát tiến độ và quy trách nhiệm khi hồ sơ chậm hoặc phát sinh vướng mắc.

Khánh Hòa kiến nghị các bộ quản lý ngành, lĩnh vực cập nhật đầy đủ quyết định công bố thủ tục, quy định phân cấp, ủy quyền, thời gian giải quyết và quy trình điện tử. Các hệ thống tập trung cần được hoàn thiện chức năng quản trị, thống kê và giám sát; đồng thời cho phép địa phương chủ động cấu hình, phân quyền trong phạm vi được giao. Đối với các hệ thống chuyên ngành, trong đó có lĩnh vực dân tộc, tín ngưỡng, tôn giáo, yêu cầu đặt ra là thống nhất quy trình điện tử, khắc phục lỗi kỹ thuật và đồng bộ dữ liệu với mô hình chính quyền địa phương hai cấp.

Cùng với hạ tầng số, chất lượng đội ngũ là điều kiện quyết định. Trong 6 tháng đầu năm 2026, tỉnh đã tổ chức 21 hội nghị tuyên truyền, phổ biến pháp luật về tín ngưỡng, tôn giáo cho hơn 3.120 lượt cán bộ, công chức cấp xã, người hoạt động không chuyên trách ở cơ sở, chức sắc, chức việc, nhà tu hành và tín đồ. Đây là nền tảng để thống nhất nhận thức và cách áp dụng pháp luật; tuy nhiên, công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã vẫn cần được tập huấn chuyên sâu về nghiệp vụ của những thủ tục mới được phân cấp, thao tác trên phần mềm, số hóa, kiểm tra dữ liệu và hướng dẫn người dân.

Trong thời gian tới, tỉnh Khánh Hòa tiếp tục tái cấu trúc quy trình, mở rộng số hóa và tái sử dụng dữ liệu; đồng thời nâng tỷ lệ hồ sơ trực tuyến, thanh toán trực tuyến và kết quả điện tử; nghiên cứu ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong tra cứu, hướng dẫn thủ tục và hoàn thiện thanh toán gắn với biên lai điện tử tự động.

Sau sắp xếp bộ máy, thước đo của cải cách không chỉ nằm ở số đầu mối được giảm mà còn ở khả năng giải quyết các thủ tục hành chính có nhanh, chính xác hay không. Khi thẩm quyền được phân định đầy đủ, quy trình được cắt gọn, dữ liệu được kết nối và cấp xã có đủ năng lực thực hiện, mô hình chính quyền địa phương hai cấp mới thực sự rút ngắn khoảng cách giữa cơ quan hành chính với người dân, doanh nghiệp.